Règlement

Visite technique

Le bailleur invitera le preneur à une visite technique des lieux.  Cette visite technique est absolument obligatoire pour le preneur qui y participera par au moins un de ses responsables au plus haut niveau.  Le bailleur y donnera in situ et sur demande du preneur toutes les informations utiles sur les aspects techniques et relevant de la sécurité.

 

Mise à disposition du mobilier

Le bailleur met, selon les disponibilités, gracieusement à la disposition du preneur du mobilier, déterminé de commun accord lors de la visite technique.  Le preneur en assure la mise en place pour sa manifestation et le rangement à l’issue de celle-ci.  Dans le cas où le mobilier est insuffisant, il appartient au preneur de se le procurer et de veiller à le faire déposer puis enlever dans les délais lui étant accordés pour le montage et le démontage.

En aucun cas, le bailleur ne fournit vaisselle ou nappages.

 

Gestion des déchets

Le preneur prend les mesures utiles en vue d’éliminer tous les déchets générés par sa manifestation.

 

Obligations légales

Le preneur doit veiller à être en règle avec toutes les réglementations relatives à la manifestation qu’il organise.  Le bailleur n’assume à cet égard aucune responsabilité.

Le preneur veille à être en règle vis-à-vis de la SABAM, de la Rémunération Equitable, et de l’autorisation de bal (voir conditions générales point 15). Il acquitte tous impôts s’il y a lieu, sachant que la Ville de Spa ne réclame aucune taxe sur les spectacles.

 

Tenue des toilettes et vestiaires

Les toilettes sont exclusivement gérées par le Centre culturel qui se réserve le droit d’apprécier si la présence d’une personne est nécessaire pour la bonne tenue des lieux.  Un service de 0.40 € est alors perçu.

Dans le cas où un vestiaire est mis à la disposition, le preneur en assure la surveillance.

 

Dispositions générales

1. Dispositions générales

Le preneur prendra toutes les mesures utiles pour éviter tout vol et notamment celui du matériel mis à sa disposition par le bailleur, de sorte que le vol ne puisse, en aucun cas, constituer une force majeure ou un cas fortuit.  Il s’agit d’une obligation de garantie.

Le preneur a l’obligation de souscrire une assurance RC organisateur couvrant sa manifestation ainsi que les périodes de montage et démontage.

La location d’une salle ne donne jamais le droit au preneur d’occuper les couloirs, la cage d’escaliers et le palier qui doivent rester parfaitement libres.

En aucun cas, la terrasse de la Salle des Fêtes n’est exploitable.

L’accès pour le public au moment de la manifestation (par les jardins du Casino ou par la rue Servais) sera défini ultérieurement par le bailleur en fonction des autres activités organisées au même moment sur le site.

En dehors des soirées strictement privées, le preneur réserve un quota d’invitations pour le Centre culturel Spa – Jalhay – Stoumont équivalant à 4 places pour les Salons Gris et Bleu, 6 places pour le Théâtre ainsi que 1.5% du nombre de personnes attendues pour la Salle des Fêtes.

2. Le loyer

Le loyer est la contrepartie convenue pour la mise à disposition des lieux loués. Il inclut forfaitairement les éléments accessoires suivants :

• La mise à disposition, sans mise en place, des éléments mobiliers définis lors de la visite technique ;
• Le nettoyage de la salle (après que le preneur ait entièrement vidé les lieux et enlevé tous les déchets générés par la manifestation) mais uniquement

dans la mesure où les salissures n’excèdent pas les limites du normal.

Au montant de ce loyer s’ajoutent :

• Les consommations énergétiques ;
• Les éventuelles prestations du personnel d’entretien qui auront été rendues nécessaires par des salissures anormales des lieux. Dans ce cas, les heures

prestées en plus seront à charge du preneur selon le tarif de 25 € par heure ;

• Le coût de l’éventuelle location du matériel scénique ainsi que les prestations des régisseurs (voir article 6) ;
• La participation du preneur, s’il échet, à la « rémunération équitable » ;
• Les prestations supplémentaires du coordinateur général (voir article 6).

3. La provision (consommation du locataire)

Le preneur doit verser une provision à valoir sur ses consommations énergétiques.  En effet, outre le montant du loyer, le preneur est redevable de ses consommations réelles d’énergie (électricité, chauffage) selon le prix du marché au moment de la manifestation.

La consommation d’eau est offerte pour les manifestations de courte durée.  Elle ne sera comptabilisée à charge du preneur que dans les autres cas.

Il sera procédé à un relevé contradictoire des compteurs dès le début de l’occupation et après le départ et l’enlèvement de tout le matériel. Le décompte final des consommations sera établi après le relevé final des compteurs.

4. La caution locative

Pour garantir la bonne exécution de ses obligations, le preneur versera, suivant les modalités prévues à l’article 5 ci-dessous, la caution locative.

Elle sera restituée au preneur lors de l’état de compte de clôture dans la mesure où le preneur aura rempli toutes ses obligations et notamment celle de restituer les lieux sans dégâts locatifs.

5. Modalités de paiement du loyer, de la provision et de la caution – Conditions et termes suspensifs

Le versement d’un acompte de 50% du loyer au compte n° 001-4787218-53 du Centre culturel Spa – Jalhay – Stoumont, à la signature de la présente convention, confirme la réservation du preneur.  Le paiement de cet acompte est indispensable pour que la convention de location soit pure et simple.

Autrement dit, le paiement de cet acompte constitue une condition suspensive, assortie d’un terme suspensif, de la conclusion du présent contrat.

Le solde du loyer, la provision et la caution doivent être versés au plus tard 8 jours calendrier avant le jour prévu pour le « montage » initiant la jouissance des lieux.

A défaut de payer intégralement ces sommes dans le délai susmentionné, le bailleur refusera l’accès aux biens loués. Le locataire reconnaît que le bailleur sera autorisé à lui refuser l’accès aux biens loués.

La facture de clôture est transmise après l’évènement, elle reprend le décompte final des charges réelles pour lesquelles la provision avait été versée. Après constat de l’absence de dégâts aux locaux et matériels mis à la disposition du preneur, la caution est restituée.  En cas de dommage, la caution est réduite des frais estimés pour la remise en état des dégradations.

Les sommes revenant au bailleur doivent être créditées sur le compte du Centre culturel Spa – Jalhay – Stoumont au numéro 001-4787218-53.

Lors de l’annulation de la manifestation moins de 3 mois avant la date prévue, le Centre culturel statue souverainement sur le remboursement de l’acompte, 50% de celui-ci retenu en toute hypothèse pour frais de dossier.

6. Régisseur technique et coordinateur général

Dans le cas d’une occupation du Théâtre, la présence du régisseur technique est obligatoire.  Il intervient dès le début de la location.  Son rôle consiste à ouvrir les portes, à allumer les installations électriques, à manipuler les perches et à mettre à disposition le matériel son et lumière éventuellement loués. Le bailleur offre ce service d’accueil et de surveillance pendant la période de montage (la veille entre 10h et max. 18h), le jour de la manifestation (entre 10h et 14h) ainsi que lors du démontage (le lendemain entre 8h30 et max.12h). En dehors de ces horaires, les prestations supplémentaires seront comptabilisées comme suit :

• 30 € de 8h à 23h,
• 40 € de 23h à 8h du matin.

Le Centre culturel peut également assurer la régie son et lumière des spectacles et ce dans l’ensemble de ses salles. Ce service est payant selon le tarif suivant :

• 35 € de 8h à 23h,
• 45 € de 23h à 8h du matin.

La présence d’un coordinateur général du Centre culturel est obligatoire à chaque manifestation. Il est l’interlocuteur du preneur durant toute la prestation et reste présent jusqu’à la fermeture de la salle. C’est lui aussi qui veillera à ce que toutes les contraintes de sécurité soient et demeurent bien respectées pendant toute la manifestation. Le Centre culturel offre ce service d’encadrement pendant la période de montage (la veille entre 10h et max. 18h).Le jour de la manifestation : l’arrêt complet de la musique sera demandé pour 2h, la sortie du public pour 2h30, le démontage global de la manifestation, le rangement et la sortie de l’organisateur pour 5h.  Au-delà de 5h, les prestations seront facturées (voir tarifs ci-dessus).  Le rechargement de l’ensemble du matériel s’opérera d’un commun accord avec le technicien responsable dans la suite du démontage le jour même de la manifestation ou sera prévu le lendemain à partir de 9h ;  à l’exception des manifestations se déroulant le samedi où le démontage se déroulera le lundi qui suit dès 9h.

1. Sécurité Générale

7.1. Ainsi qu’il a été insisté dès le début de la convention, le preneur doit impérativement veiller à prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité des personnes et des biens tant durant la manifestation proprement dite que durant les périodes préalables et postérieures (montage et démontage).

Le  bailleur est à la disposition du preneur pour lui fournir toutes les informations qu’il détient et que le preneur estime utiles pour assurer cette sécurité maximale.

Si le preneur estime ne pas avoir reçu du bailleur, à tout le moins verbalement, certaines informations de ce type, il lui incombe de poser au Centre culturel, par écrit et en temps opportun, des questions nécessairement précises. Le bailleur est tenu d’y répondre dans la mesure où elles sont précises.

En prenant possession des lieux, le preneur reconnaît qu’il détient du bailleur toutes les informations de ce type qui lui sont utiles pour assurer la sécurité des personnes et des biens.

7.2. Sans préjudice des paragraphes qui précèdent et sans que cette circonstance puisse être invoquée de quelque manière pour transférer vers le bailleur une quelconque responsabilité en matière de sécurité – laquelle repose exclusivement sur le preneur -, le bailleur peut, suivant les spécificités de la manifestation, convoquer le preneur à une réunion sur les lieux avec le Bourgmestre, les services de Police et/ou d’Incendie.

Le preneur s’engage à y participer et à suivre les recommandations que ces autorités pourraient lui faire.

7.3. Le preneur s’engage à respecter strictement les obligations suivantes :

La capacité maximale du site est de 2500 personnes et la capacité maximale des salles est de : 250 personnes pour le Salon Bleu, 160 personnes pour le Salon Gris, 458 personnes pour le Théâtre (aucune chaise ne pouvant être rajoutée dans les couloirs d’accès, ni dans les loges), 2500 personnes pour la Salle des Fêtes si les autres lieux sont vides en ce compris 300 personnes au balcon.  En cas d’accès du public au balcon de la Salle des Fêtes, les 3 escaliers doivent absolument être libres.

Le respect de ces limites constitue pour le preneur une obligation de résultats.  Il s’organisera en conséquence.

7.4. A titre purement exemplatif, les prescriptions suivantes sont impératives pour le preneur :

• Tout gaz ou liquide inflammable est formellement interdit sur l’ensemble du site à l’exception de l’office de la Salle des Fêtes déjà équipé en électricité

et en gaz naturel ;

• Aucune flamme vive n’est acceptée sur le site ;
• Toutes les sorties de secours doivent rester libres d’accès, les dévidoirs et l’éclairage de secours demeurer visibles dans tous les cas. Les extincteurs sont maintenus en

place et les portes coupe-feu sont constamment fermées.

Rien dans le matériel mis en œuvre (et notamment le matériel électrique qui doit évidemment être conforme aux règlements RGPT et/ou RGIE, ainsi qu’à la capacité des installations), dans l’agencement des locaux et dans l’organisation de la manifestation ne doit être susceptible d’augmenter le risque d’accident ou d’incendie ou d’accroître les conséquences de tels événements.

Le preneur admet que si les règles de sécurité ne sont pas précisément respectées, les services d’Incendie et de Police peuvent interdire la manifestation ou décider sa cessation immédiate, avec évacuation du site.

En fonction de la nature et des risques de la manifestation, une garde préventive du service Incendie pourra être requise par décision du Bourgmestre.

Ces prestations seront portées en compte au preneur sur base d’un tarif horaire de 40 €.

2. Etat des Lieux

Le preneur veille à ce que les lieux soient occupés en bon père de famille. Il répond des dégradations survenues durant la location tant aux salles, qu’au mobilier et au matériel mis à sa disposition par le bailleur.

Si le preneur le souhaite, un état des lieux pourra être établi contradictoirement avant la prise de possession des lieux tandis qu’un procès-verbal de récolement sera signé à la fin de la période de location.

Il est recommandé au preneur d’être particulièrement vigilant lors des phases de montage et démontage du matériel, afin d’éviter toute dégradation. Il est interdit de coller, agrafer ou clouer affiches, calicots ou autres choses sur les murs, portes, sol et mobiliers mis à la disposition du preneur.

Des informations complémentaires au sujet des phases de montage et démontage peuvent être obtenues de façon précise lors de la visite technique dont question au point ci-dessus.

A la fin de la période de location, le preneur doit avoir évacué tout le matériel extérieur au site, rangé à l’endroit initialement convenu tout mobilier et matériel mis à sa disposition par le bailleur et enlevé tous les déchets de sorte que le bailleur puisse procéder au nettoyage.

En cas de désaccord des parties sur l’existence et l’évaluation de  dommages dont le preneur est responsable en vertu de la loi ou de la présente convention, les parties s’en remettent à la décision d’un arbitre unique choisi de commun accord.

L’arbitre exécutera sa mission conformément aux dispositions figurant dans la sixième partie du Code Judiciaire.  Les parties s’accordent sur la nécessité de voir l’arbitre constater très rapidement les dommages litigieux. La notification à la partie adverse de la volonté d’une partie de recourir à l’arbitrage peut être faite par toutes voies, y compris électronique. L’arbitre pourra à cet effet convoquer les deux parties par tout moyen de communication généralement quelconque.

3. Aménagement de la scène, éclairage et sonorisation

Du matériel « son et lumière » est disponible en location selon le tarif en vigueur, sa mise en œuvre se fait obligatoirement sous la surveillance du régisseur de salle dont les prestations sont à charge du preneur.

La mise en œuvre de la machinerie de scène, le placement des pendrillons, les éventuelles modifications de la scène de la Salle des Fêtes sont du seul ressort du personnel technique des salles, sur requête préalable du preneur, et aux frais de ce dernier.

Ce matériel étant très spécifique et son utilisation inadéquate pouvant entraîner des risques de sécurité, le non-respect de cette clause sera dénoncé par le bailleur et toutes les conséquences seront à charge du preneur.

4. Nuisances

Le preneur respecte la réglementation en matière de bruit sur base de l’A. R. du 24/02/1977 fixant les normes acoustiques pour les établissements publics et privés.  En cas de trouble de l’ordre ou de menace pour la sécurité des personnes ou des biens, la Police peut ordonner l’évacuation des lieux loués.

5. Travaux de restauration du bâtiment

Le bailleur a, en tout temps, le droit d’effectuer des travaux de restauration dont la nature ne remet pas en question l’organisation de la manifestation visée par le présent contrat.  Le preneur ne peut exiger de ce chef aucune indemnité ni une quelconque réduction du loyer.

6. Interdictions liées au Théâtre

Dans ce lieu, il est interdit de fumer, de manger, de consommer des boissons, de circuler dans les zones techniques, de fixer n’importe quel objet ou document au niveau des sols et des murs, de placer un quelconque objet dans la salle et les couloirs d’accès et d’utiliser les perches de la scène sans la présence d’un membre du personnel du Centre culturel.

 

 

7. Divers

Le preneur a le libre choix du traiteur et du brasseur.  Cependant, en vertu du contrat liant le propriétaire des lieux avec la S.A. Spa Monopole, le preneur s’interdit formellement de servir des produits similaires autres que ceux fabriqués par Spa Monopole.

8. SABAM

Conformément à la loi, aucune audition musicale ou littéraire ne peut être organisée sans autorisation.  Cette dernière doit être sollicitée et obtenue par écrit au moins 5 jours avant toute exécution ou représentation, quel que soit le genre. Cette législation est également d’application pour des manifestations réservées à un public d’invités. SABAM (Société Belge des Auteurs, Compositeur et Editeurs) : rue d’Arlon 75/77, 1040 Bruxelles, téléphone : 02/286.82.11

         Rémunération Equitable (A. R. du 08/11/2001)

Une taxe, différente de celle payée à la SABAM, doit être acquittée pour toute diffusion de musique préenregistrée dans les salles.

Cependant, le Centre culturel a souscrit un forfait annuel pour l’ensemble du site en déclarant chaque salle comme lieu polyvalent SANS organisation de partie dansante. Par conséquent, lors d’une occupation au cours de laquelle de la musique enregistrée est diffusée (sans danse), une charge supplémentaire est portée en compte du preneur dans sa facture finale : le montant est, par jour, de 20 € pour le Théâtre (interdiction d’y délivrer des boissons), 25 € pour le Salon Bleu ou le Salon Gris, 75 € pour la Salle des Fêtes avec un supplément de 50 € pour le balcon.

Toutefois, dès qu’il y a partie dansante, le preneur est également tenu de s’acquitter lui-même de la rémunération équitable suivant le tarif établi par la législation. Des formulaires de déclaration sont à sa disposition au bureau administratif du Centre culturel.

         Bals

Dans le cas de l’organisation d’un bal, il est obligatoire d’obtenir une autorisation du Bourgmestre de Spa, à 4900 Spa, rue de l’Hôtel de Ville 44 (téléphone : 087.79.53.60).